Pengorganisasian
Struktur Manajemen
A.
Definisi
Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi
kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses
kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan,
sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah
struktur organisasi. Pengorganisasian adalah suatu
proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu
pengorganisasian pada prinsipnya berguna
untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya
manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem
kerja sama dengan harapan dapat mencapai
tujuan organisasi.
Istilah
pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertain , istilah tersebut dapat
digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan
yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga
kerja organisasi
b. Hubungan-hubungan
antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.
c. Cara dalam mana para manager lebih
lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan
mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Dari tiga hal
diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk
merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi
tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat
dicapai dengan efisien.
Jadi, perngorganisasian adalah suatu
kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang
dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta
menggapai tujuan bersama. Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan
sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan
penataan dari karyawan.
B.
Pengertian
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kesatuan
kerangka organisasi yang ditetapkan untuk proses manajerial, sistem, pola
tingkah laku yang muncul dan terjadi dalam praktek penyelenggaraan organisasi
dan manajemen. Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen
dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang
besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan
kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur
organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan
dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan
tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi
Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi (organizational
design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan
struktur organisasi (organizational structure).
C.
Pengorganisasian
Sebagai Fungsi Manajemen
Menurut
kamus, organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang
terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi
oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian
bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih
kecil. Selain itu, mempermudah menajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah
dibagi tersebut.
Seorang
manajer harus melaksanakan proses organizing yang sesuai dengan rencana kerja
atau petunjuk pelaksanaan kerja. Proses organizing yang lazim ditempuh sebagai
berikut:
- Membagi pekerjaan yang akan
dilakukan , menetapkan tugas-tugas dan tanggung jawab.
- Membentuk susunan jabatan dan
peranan dengan pemberian nama.
- Membentuk sistem-sistem
kekuasaan dan status formal.
- Membentuk suatu struktur
organisasi untuk melakukan komunikasi-komunikasi internal.
Fungsi
organizing ialah proses yang ditempuh untuk menyusun atau membentuk suatu
organisasi. Salah satu tugas penting organisasi adalah menciptakan hubungan
yang harmonis dalam suatu kelompok yang terdiri dari berbagai individu dan
berbagai macam kepentingan. Hal ini tergambar dalam suatu struktur organisasi.
bagan struktur organisasi membantu menjelaskan struktur garis-garis wewenang,
batas-batas wewenang dan koordinasi antara satuan-satuan organisasi. bentuk
bentuk organisasi ialah organisasi garis, organisasi garis dan staff,
organisasi fungsional.
·
Organisasi
garis
Organisasi
garis diciptakan oleh Henry Fayol, ciri-ciri struktur oorganisasi garis adalah
sebagai berikut:
1. Organisasi
masih kecil,praktis dan sederhana
2. Jumlah
karyawan sedikit
3. Pimpinan dan
semua karyawan saling mengenal
4. Spesialisasi
kerja belum tinggi
5. Hanya
mengenal satu komando
6. Struktur
organisasi sangat sederhana
7. Garis
komando dari atas ke bawah, sebaliknya tanggung jawab dari bawag ke atas
- Organisasi garis dan staff
Organisasi
garis dan staff diciptakan oleh Harrington Emerson , ciri-ciri organisasi garis
dan staff ialah sebagai berikut:
1. Dipergunakan
dalam organisasi yang bersikap kompleks
2. Daerah
kerjanya luas, karyawannya banyak
3. Ada 2
kelompok karyawan, yaitu kelompok staff sebagai penasihat dan kelompok garis
sebagai pelaksana
4. Mempunyai
bidang-bidang yang beraneka ragam dan rumit.
Organisasi
fungsional diciptakan oleh E.W Taylor. ciri-ciri organnisasi fungsional adalah
sebagai berikut:
1. Setiap
pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan
dengan fungsi atasan tersebut.
2. Setiap
pimpinan dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih tinggi
kedudukannya
3. Tidak
terlalu menekankan pada struktur hirarki
4.Tanggung
jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan.
Actuating Dalam Manajemen
A.
Definisi
Actuating
Penggerakan
atau Actuating mempunyai arti dan perananan yang sangat penting. Sebab diantara
fungsi manajemen lainnya, maka penggerakan merupakan fungsi secara langsung
berhubungan dengan manusia (pelaksana). Dengan ini fungsi penggerakan inilah,
maka ketiga fungsi manajemenyang lain baru efektif.
Penggerakan adalah aktivitas pokok dalam manajemen yang mendorong dan
menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan bergerak untuk mencapai
maksud-maksud yang telah ditentukan dan mereka berkepentingan serta bersatu
padu dengan rencana usaha organisasi.
Penggerakan
juga dapat didefinisikan pula sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik, dan
metode untuk mendorong para anggota oraganisasi agar mau dan ikhlas bekerja
sebaik mungkin demi terciptanya tujuan organisasi dengan efektif, efisien, dan
ekonomis.
Menurut
Arifin Abdul Rahman, bahwa penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk
membuat orang lain suka dan dapat bekerja.
Pada
dasarnya menggerakan orang lain bukanlah hal yang mudah. Untuk dapat
menggerakanya dituntut bahwa manajemen hendaklah mampu atau seni untuk
menggerakan orang lain. Kemempuan atau seni menggerakan orang lain itu disebut
kepemimpinan atau leadership.
B.
Pentingnya
Actuating
Pentingnya
actuating adalah untuk lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung
dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik
kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber
daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia
yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran,
keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program
kerja organisasi yang telah ditetapkan.
C.
Prinsip
Actuating
Dalam manajemen, pengarahan ini
bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut
berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai
tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang
berbeda pula. Oleh karena itu, menurut Robbins P. Stephens (1989) Actuating
yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip
mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak
pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan
semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan
tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu
mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan,
struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan
kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b.
Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat
memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan.
Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan
yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap
serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang
untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan
terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c.
Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
Mengendalikan Fungsi Manajemen
A.
Definisi
Mengendalikan (controling)
Menurut Handoko T. Hani (2003)
Controlling manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan perusahaan.
B.
Langkah-langkah
Dalam Kontrol
1. Menetapkan standar dan Metode
Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana
untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program
perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada
manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu
mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah
ditetapkan.
2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan,
sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat
diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja
Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang
telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai
bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan
penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka
pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah
mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh
individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.
C.
Tipe-tipe Kontrol:
Tipe pengendalian manajemen dapat
dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Pengendalian preventif (preventive
control). Pada tahap
ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan
strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional
(operational control). Pada tahap
ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang
telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran.
Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis
evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.
D. Kontrol Proses Pengendalian
Proses pengendalian :
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan
sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang
telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil
dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat
penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana
Sumber :
