Tugas 2 - Psikologi Manajemen

Pengorganisasian Struktur Manajemen

A.    Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama  dari para anggota suatu organisasi. Dalam  suatu pengorganisasian pada prinsipnya  berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya  manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat  mencapai tujuan organisasi.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertain , istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

a.         Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi

b.         Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.

c.         Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Jadi, perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan bersama. Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan.

B.                 Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kesatuan kerangka organisasi yang ditetapkan untuk proses manajerial, sistem, pola tingkah laku yang muncul dan terjadi dalam praktek penyelenggaraan organisasi dan manajemen. Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi (organizational design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organizational structure).

C.                 Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Menurut kamus, organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.

Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah menajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi tersebut.

Seorang manajer harus melaksanakan proses organizing yang sesuai dengan rencana kerja atau petunjuk pelaksanaan kerja. Proses organizing yang lazim ditempuh sebagai berikut:

1. Membagi pekerjaan yang akan dilakukan , menetapkan tugas-tugas dan tanggung jawab.
2. Membentuk susunan jabatan dan peranan dengan pemberian nama.
3. Membentuk sistem-sistem kekuasaan dan status formal.
4. Membentuk suatu struktur organisasi untuk melakukan komunikasi-komunikasi internal.

Fungsi organizing ialah proses yang ditempuh untuk menyusun atau membentuk suatu organisasi. Salah satu tugas penting organisasi adalah menciptakan hubungan yang harmonis dalam suatu kelompok yang terdiri dari berbagai individu dan berbagai macam kepentingan. Hal ini tergambar dalam suatu struktur organisasi. bagan struktur organisasi membantu menjelaskan struktur garis-garis wewenang, batas-batas wewenang dan koordinasi antara satuan-satuan organisasi. bentuk bentuk organisasi ialah organisasi garis, organisasi garis dan staff, organisasi fungsional.

·         Organisasi garis

Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol, ciri-ciri struktur oorganisasi garis adalah sebagai berikut:

1. Organisasi masih kecil,praktis dan sederhana

2. Jumlah karyawan sedikit

3. Pimpinan dan semua karyawan saling mengenal

4. Spesialisasi kerja belum tinggi

5. Hanya mengenal satu komando

6. Struktur organisasi sangat sederhana

7. Garis komando dari atas ke bawah, sebaliknya tanggung jawab dari bawag ke atas

• Organisasi garis dan staff

Organisasi garis dan staff diciptakan oleh Harrington Emerson , ciri-ciri organisasi garis dan staff ialah sebagai berikut:

1. Dipergunakan dalam organisasi yang bersikap kompleks

2. Daerah kerjanya luas, karyawannya banyak

3. Ada 2 kelompok karyawan, yaitu kelompok staff sebagai penasihat dan kelompok garis sebagai pelaksana

4. Mempunyai bidang-bidang yang beraneka ragam dan rumit.

• Organisasi fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh E.W Taylor. ciri-ciri organnisasi fungsional adalah sebagai berikut:

1. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

2. Setiap pimpinan dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih tinggi kedudukannya

3. Tidak terlalu menekankan pada struktur hirarki

4.Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan.

Actuating Dalam Manajemen

A.                Definisi Actuating

Penggerakan atau Actuating mempunyai arti dan perananan yang sangat penting. Sebab diantara fungsi manajemen lainnya, maka penggerakan merupakan fungsi secara langsung berhubungan dengan manusia (pelaksana). Dengan ini fungsi penggerakan inilah, maka ketiga fungsi manajemenyang lain baru efektif.
Penggerakan adalah aktivitas pokok dalam manajemen yang mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan bergerak untuk mencapai maksud-maksud yang telah ditentukan dan mereka berkepentingan serta bersatu padu dengan rencana usaha organisasi.

Penggerakan juga dapat didefinisikan pula sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota oraganisasi agar mau dan ikhlas bekerja sebaik mungkin demi terciptanya tujuan organisasi dengan efektif, efisien, dan ekonomis.

Menurut Arifin Abdul Rahman, bahwa penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerja.

Pada dasarnya menggerakan orang lain bukanlah hal yang mudah. Untuk dapat menggerakanya dituntut bahwa manajemen hendaklah mampu atau seni untuk menggerakan orang lain. Kemempuan atau seni menggerakan orang lain itu disebut kepemimpinan atau leadership.

B.                Pentingnya Actuating

Pentingnya actuating adalah untuk lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

C.                Prinsip Actuating

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, menurut Robbins P. Stephens (1989) Actuating yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.              Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.              Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.              Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.                Definisi Mengendalikan (controling)

Menurut Handoko T. Hani (2003) Controlling manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

B.                 Langkah-langkah Dalam Kontrol

1.      Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.      Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4.      Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

C.                 Tipe-tipe Kontrol:

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1.      Pengendalian preventif (preventive control). Pada tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.      Pengendalian operasional (operational control). Pada tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran.
Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D.    Kontrol Proses Pengendalian

Proses pengendalian :

1.       Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4.       Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana

Sumber :

http://vee2692.blogspot.com/2011/03/manajemen-pengorganisasian-organizing_25.html

http://punyachipau.blogspot.com/2011/04/organisasi-sebagai-fungsi-manajemen.html

http://staciafie.wordpress.com/2013/10/27/pengorganisasian-struktur-manajemen/